Vos coordonnées et l’ensemble des informations recueillies sont enregistrées dans un système de gestion des courriers et demandes administratives de la collectivité pour permettre le suivi de vos démarches administratives. Elles sont transmises aux personnels compétents de la collectivité en charge du traitement de votre demande.
Ce traitement permet :
- la gestion des demandes reçues par voie électronique, postale ou téléphonique (réception, enregistrement, orientation pour instruction) ;
- d’offrir aux instructeurs un suivi des actions réalisées sur vos demandes et des interactions possibles avec des partenaires compétents ;
- la gestion des contacts ;
- l’historisation des demandes et des réponses apportées aux usagers ;
- l’élaboration de rapports d’activité pour les services gestionnaires ;
- le suivi des indicateurs qualité des services gestionnaires.
Ce traitement de données à caractère personnel relève de l’intérêt légitime de la collectivité dans la mesure où les informations recueillies sont nécessaires pour aiguiller votre demande vers le service ou partenaire instructeur compétent, et ce afin de vous apporter une réponse de qualité dans les meilleurs délais.
Les catégories de données collectées sont :
- de manière générale, et sauf si la demande est adressée de manière anonyme, des données d’identification directe ou indirecte (nom, prénom, adresse, contacts, date et numéro de la demande associée…) ;
- le cas échéant, et en fonction de l’objet de la demande transmise, des données relatives à la vie personnelle, à la vie professionnelle, des informations d’ordre économique et financier, des données sensibles au des articles 9 et 10 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Les données traitées dans le cadre de la gestion de votre demande sont issues :
- de vous-même lorsque vous utilisez les formulaires en ligne, de la rubrique info et démarches, lorsque vous nous appelez ou nous envoyez un courrier postal ;
- des partenaires de la collectivité lorsqu’ils nous adressent votre demande ou lorsque la collectivité est susceptible d’intervenir dans la réponse qu’ils vous apportent ;
Des éléments d’identification, l’objet et la description de votre demande et, le cas échéant, la fourniture de pièces justificatives sont nécessaires au traitement de votre dossier. L’insertion de données à caractère personnel dans la description de votre demande ou dans les pièces jointes déposées est possible lorsqu’elles sont uniquement nécessaires au traitement de votre dossier. Les données superflues seront automatiquement supprimées.
Sont destinataires des informations recueillies et traitées :
- vous-même dans le cadre du suivi de votre dossier et des échanges avec le service instructeur de la collectivité ;
- les éventuels partenaires concernés par votre demande (commune, société d’aménagement, de transport public, office de l’habitat…) ;
- le cas échéant, les membres et personnels des autorités de contrôle concernées et des juridictions compétentes.
Les données collectées lors d’une demande réalisée via le formulaire en ligne, de la rubrique info et démarches, y sont conservées pour une durée maximale de 3 mois, après votre dernière demande.
Vos demandes sont quant à elles conservées pendant des durées variables, selon l’objet de votre demande (de 1 à 90 ans à partir de la date de naissance de l’intéressé), soit dans le système de gestion du courrier et demandes administratives, soit dans le système d’information, soit dans le système d’archivage électronique de la collectivité. A l’issue de cette durée de conservation, ces demandes seront détruites ou conservés définitivement à des fins archivistiques dans l’intérêt public conformément à l’article L. 211-2 du code du patrimoine.
Les mesures de sécurité sont mises en œuvre conformément à la politique de sécurité des systèmes d’information de la collectivité.
Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant, vous opposer au traitement de ces données, les faire rectifier ou les faire effacer dans la limite de la réglementation applicable selon l’objet de votre demande. Vous disposez également d’un droit à la limitation du traitement de vos données.
Le délégué à la protection des données (DPO) de la collectivité est votre interlocuteur pour toute demande d’exercice de vos droits sur ce traitement.
Contacter le DPO par voie électronique :
Contacter le DPO par courrier postal :
- Délégué à la protection des données
- CARENE
- 4 Avenue du Commandant l’Herminier,
- 44600 Saint-Nazaire
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.